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2023年度物业协会档案管理制度(范例推荐)

时间:2023-02-06 10:00:04 公文范文 来源:网友投稿

物业协会档案管理制度1  为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。  一、档案管理机构及其职责  1、公司档案工作实行二级管理,一下面是小编为大家整理的2023年度物业协会档案管理制度(范例推荐),供大家参考。

2023年度物业协会档案管理制度(范例推荐)

物业协会档案管理制度1

  为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

  一、档案管理机构及其职责

  1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合办公室的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

  2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

  3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

  4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。

  二、归档制度

  1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

  2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

  3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。

  4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

  5、所有科室的业务活动方面的资料,应将相关资料的复印件报综合办公室备案。

  6、由公司对外签订的合同,至少应保留一份原件,交由综合管理部保存。

  7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

  三、档案保管制度

  1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

  2、归档资料要进行登记,编制归档目录。

  3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。

  4、档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。

  5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

  6、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

  7、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

  8、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

  9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

  三、档案借阅制度

  1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

  2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经公司领导批准。

  3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。

  4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。

  5、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。

  6、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副经理同意,必须外借的,由经理审批。

  四、二级档案应根据资料的性质和部门需要,每三年移交一次,资料原件交综合管理部统一保存。

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