物业公司文书档案立卷归档办法怎么写11:文书档案立卷归档办法一、总体要求(一)总部及各属下公司在工作中形成的、处理完的文件材料,必须按规定整理立卷,集中保存。(二)综合管理部是总部文书档案的立卷归档下面是小编为大家整理的物业公司文书档案立卷归档办法怎么写,菁华1篇（范例推荐）,供大家参考。
物业公司文书档案立卷归档办法怎么写1
1:文书档案立卷归档办法
一、总体要求
(一)总部及各属下公司在工作中形成的、处理完的文件材料,必须按规定整理立卷,集中保存。
(二)综合管理部是总部文书档案的立卷归档工作的承办部门,并负责督促、检查和指导各属下公司文书档案的立卷归档工作。
各属下公司必须建立健全文书立卷制度,指定专人负责文书立卷、归档、保管工作。
(三)文书档案应放在专用档案室或专用档案柜中
二、文书立卷归档范围及保管期限
(一)凡是记述和反映公司主要职能活动、具有保存价值的,已办理完的文件材料、电报、电传、会议文件、合同文本、内部资料、文字记录材料、本单位编制的出版物(原稿、样本)、图表、登记簿以及反映本单位工作和活动的声像材料(照片、录音带、录像带、计算机磁盘、光盘等),均须立卷归档。
(二)文书档案依据保存价值可分为永久、长期、短期三种保管期限:
1、凡是记载和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,应该永久保存。
主要包括:本单位的指示、命令、决议、决定、工作计划、总结、汇总的统计报表,重要的请示、报告,各种会议的重要文件,本单位的组织章程、工作条例、机构演变、人员编制、中层以上干部任免、奖惩材料,本单位接收的工程图纸等物业资料等;
主管部门颁布的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的重要文件,如命令、指示、决议、决定、批复、批转、条例与规定等;
下级单位重要问题的请示、报告、总结等。
保存期限为永久保存。
2、凡是在较长时间内,反映本单位的工作活动,对本单位工作、总结经验有查考利用价值的档案,可以长期保存。
主要包括:主管部门和下级单位的年度、季度计划、总结、报告等;
本单位一般干部的任免、奖惩材料;
本单位与其他单位签订的合同、协议书;
本单位各部门的工作计划、总结、会议记录等。
保存期限为16至50年。
3、凡是在较短时间内有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。
主要包括:本单位的季度和月份工作计划,与有关单位协商工作的一般来往文书;
主管部门颁发的,非属本单位主管业务,但需要执行的有关条例、办法、通知等。
保存期限为5至15年。
(三)各属下公司对外签署的所有合同及合同性法律文件。
如物业管理委托合同、物业管理顾问合同、电梯及空调等机电设备维修养护合同、清洁绿化等外包合同等,需将合同正本、《合同审批表》、《法律顾问意见函》一并存档。
按规定由总部批准的合同,上述文件的复印件交由总部备案。
各种合同的保管期限均为永久。
(四)不必立卷归档的文件:
(1)已归档的重复文件;
(2)无查考利用价值的临时事务性文件;
(3)上级普发的不涉及单位业务的文件材料;
(4)*行单位来文中不需要办理答复的文件材料;
(5)未经领导审批或会议讨论通过的未定稿材料、未生效文件。
(6)参考性的资料;
(7)下级机关送来的不必备案的文件材料。
三、归档时间
(一)凡是在当年内办理完的文件,各单位、各部门必须在第二年三月底前整理完毕送交档案管理人员;
档案管理人员必须在四月底前审验整理、装订完毕,完成归档工作。
(二)凡是不能在当年办完或需几年才能结案的业务项目,在最后结案一年成套移交归档。
四、立卷方法和要求
(一)文件立卷应按照工作活动规律,保持文件之间的历史联系,并且便于保管和检索利用。
(二)根据文件所具的特征,分析文件之间的主要联系,组合立卷,从文件基本结构分析,可概括出六个特征:
1、文件的作者--制发单位;2、问题特征--文件内容所反映的主题;3、名称特征--文种;
4、时间特征--文件的形成时间或内容针对的时间;
5、通讯者特征--往来文件的双方单位;
6、地区特征--文件作者所在地区或文件内容针对的地区。
具有共同特征的文件,可按照文件之间的某个或两个以上共同特征组合立卷,每份文件都会有几个特征,选取什么特征组卷,应具体分析对比,找出最密切的联系,选择最佳方案。
(三)组卷的具体要求:
1、把密切联系的文件,根据其历史联系和不同保管价值,合理组卷,正本与底稿、正件与 、请示与批复、批转件与原件,应放在一起组卷;2、文件应与内容相关的电报、电传、传真等统一组卷;3、与文件内容相关的声像材料(影片、照片、录音带、录像带、光盘等)单独整理编号,划为声像档案,在声像案卷目录和卷内目录上注明互见号,以保持相互联系,便于查找利用;
4、外单位来文与本单位文件有密切联系,合并立卷。
(四)分类科学,标准一致单位内部组织机构比较稳定,职权分工比较清楚的,宜采用保存价值--年代--组织机构分类立卷方法,否则,就要采用其他切合实际的方法。
下列文件应准确划定归档时间:
1、年度计划、总结、预算、决算、统计报表,归入内容针对年度;2、多年规划、计划、预算、归入开始年度;3、多年总结、决算、归入最后年度;
4、总结、计划写在一起的文件,归入主要内容的年度(如总结部分内容偏重,应归入总结的年度);
5、难于分清主次的总结、计划,对年度各一份;
6、会议文件有针对性年度的,归入针对年度;
没有针对年度的,归入举行会议年度;
7、专案文件,归入结案年度;
8、请示、批复的文件,归入批复年度;
9、转发、批转的文件、归入本单位制成的年度;
10、法规性文件,归入批准和公布年度。
(五)党、政、工、团文件分别整理立卷。
(六)卷内文件排列要有条理,有系统,保持文件之间联系。
一般可按时间顺序、问题和重要程度排列。
1、对作者、问题单一的案卷,按文件日期先后顺序排列;2、会议文件,按重要程度结合形成顺序排列;3、专案文件,按批复、结论、综合材料,证明材料和个人写的材料顺序排列;
4、一份文件,正本在前,底稿在后,正件在前, 在后;
批复在前,请示在后,转发件在前,原件在后;
重要文件的历次稿,最后定稿在前,其它稿依次排列。
(七)保管期限要划分准确,不同保管期限要分别立卷。
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(八)案卷标题应全面、简明、确切,揭示卷内文件的作者、问题、名称等主要内容和成份。
(九)卷内编目和填写卷内备考表
1、填写卷内目录,应用钢笔填写。
卷内目录的项目要填写齐全,字迹要工整、清晰;2、编写张号,卷内文件排列后,需用*数字在文件右上角顺序编写张号。
编写张号以案卷为单位,一个案卷内,张号不得重复;3、填写卷内备考表,卷内需要说明的问题,以及其他要备考的问题,填写清楚,附于卷尾。
(十)案卷装订
1、案卷装订前,要去掉文件上的金属物。
装订线外边有字迹的要加边托裱,破损文件要修补好;2、案卷要用线绳在左侧装订,右侧和下边要取齐,结头在背面,装订要牢靠、整齐、美观,不掉页、不倒页、不压文件字迹,不损坏文件。
对案卷文件的装订也可采用散装的办法,即对单份文件进行装订。
散装文件应在每份文件的首页加盖档号章。
(十一)封面撰写案卷封面要用毛笔或黑色碳素墨水笔逐项填写清楚,字迹要工整、清晰、整洁、标题布局合理大方。
(十二)案卷排列一个年度案卷的排列,要保持案卷之间的有机联系,排列有序。
(十三)案卷目录案卷目录的项目要用钢笔书写齐全,字迹工整,案卷标题与案卷封面标题一致。
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